PJCトップ > あるある!!プロジェクトマネジメントのこんな失敗！ > 第3回
「今どうなってるの!? プロジェクト「進捗管理」が管理できない!?」
この物語は、プロジェクトマネジメントの問題をいかに解決するかを描いたものです。地球開発というシステム開発会社で起こる、さまざまな問題を、主人公・岡島新が PJC を使って解決していきます。あなたも思わず「あるある」とうなずいてしまう問題が起こるかもしれません。
登場人物
【岡島新】（おかじま あらた）
・・・開発部の 3 年目。若手ホープだが、マネージャー職はいまいち苦手。頑張ろうと意気込むが、空回りすることが多い。口癖は「わかってるんですけど …… 」
【武藤守】（むとう まもる）
・・・開発部部長。 PJC を導入に導いた人。実は社内で導入コストの面から反対を受けていたが、開発に携わる人間として、システムの必要性を説き、 PJC 導入へこぎつけた。人望厚く、部署の違い、新人・ベテランを問わず、彼を慕う人は多い。
営業部から情報が回ってこないという難題を解決した開発部では、驚くほど開発効率が上がっていきました。PJCの有用性を信じていた武藤でさえ、これには舌を巻くばかり。何せ、毎日のようにしたから承認申請が上がってくるのです。
武藤：「これじゃ、今どのプロジェクトのチェックしてるのか、わかりゃしないよ……」
と愚痴をこぼす武藤ですが、その顔はどこか満足げです。そこへ、いつものように岡島がやってきました。
岡島：「すいません部長、このプロジェクトのことなんですが……」
武藤：「おぉ、ちょっと進行が遅れてるんじゃないか」
岡島：「実はそのことなんですけど、もうすこし遅れそうでして……」
武藤：「何だって？ どういうことだ」
岡島：「プロジェクトメンバーから仕事が上がってくるのが遅れてまして。すいません！！」
武藤：「俺に謝っても仕方ないだろう。まったく……」
PJCにも慣れ、PM（プロジェクトマネージャー）としての仕事も板についてきた岡島ですが、やはりすぐに何でもできるというわけではないようです。今回は進捗管理の問題が発生したというのです。プロジェクトは遅れているようですが……。武藤は定時が終わると岡島を呼び出して話をすることにしました。
武藤：「なぁ岡島。プロジェクトが遅れるってことが、どういうことかわかるか。
岡島：「はい。採算は悪化するし、他の仕事は圧迫するし……。わかってるんですけど……」
武藤：「うん、まぁ、危機感はあるみたいだな。普段どういうふうに管理してるんだ」
岡島：「PJCで段取りを決めて、その上で会議を開いて、仕事をメンバーに割り振ってます」
武藤：「じゃあ、仕事を割り振った後のマネジメントができていないということか。進捗管理だな」
岡島：「進捗管理……」
武藤：「仕事は割り振った後、その仕事がしやすい環境にしてあげたり、締め切りどおりに上がるかチェックしたり、そういったこまめな管理が必要だ。それができて初めてプロジェクトが進むんだ。」
岡島：「そうですね。確かにメンバーからはいろいろとつつかれます。あれどうなってるんですか、とか、これどうしたらいいんですか、とか。
こういうことが指示できていないんですね」
武藤：「そういうことを全体で共有できないと、メンバーは自発的な判断で動けなくなるし、プロジェクトの全容は見えなくなる。不満が上がってくる原因だな。そのあたりができていないってことは、きっとメンバーは何をしていいかわからなくなってるだろう」
岡島：「進捗管理ができていないせいで、メンバーはさらに仕事がしにくくなっているっていうことですか」
武藤：「そうだ。自分以外のところでプロジェクトがどうなっているのかわからないと、次にすべきことがわからなくなる。それを指示するべきなのはお前だが、進捗管理ができていないってことは、細かい現状把握はできていないんじゃないか？」
岡島：「はい、メンバーに催促されて、そんなこともあったなって……」
武藤：「やっぱりな。全部PJCで管理できることだ。これからはそんなことがないようにたのむぞ」
そういって、武藤はPJCの画面を開きました。
武藤：「フレームワークはしっかり使えているから、次は報告関連の機能だな。PJCでは勤務報告や作業報告で随時作業状況を確認できる。これをメンバーに徹底するんだ」
岡島：「これで僕のほうでの管理はできるわけですね」
武藤：「全体での共有は、進捗管理画面でできる。これで、誰がどれくらいの仕事をしているか視覚的にわかるぞ」
岡島：「なるほど」
武藤：「各自の作業は、完了すればこの画面に反映されていく。細かい報告内容やチェックは、それぞれの報告をお前が見る。そうすることで、進捗管理はしっかりできるだろう。プロジェクトの段取りはしっかりできているんだから、あとは進め方だよ。それさえできれば問題なく進むはずだ。頑張れ」
岡島：「ありがとうございます！」
今回の失敗
失敗その1 プロジェクトが今どうなっているのか混乱してしまう！
プロジェクト進行中は、いろいろな作業が平行して進むもの。うっかりしていると、今誰が何をどこまでやっているのか見落としてしまいがち。特に、他プロジェクトの業務が立て込んできたりすると、それらを全て頭の中で整理するのは危険！ システム上でしっかりと管理することが大切です。PJCなら、視覚的に作業状況が把握でき、自然と次にやるべきことが見えてきます。
失敗その2 プロジェクトメンバーが仕事をしてくれない！
個人個人で作業を分担しても、その作業が何のためにあるのか、全体の中でどういう位置づけなのかわからないと、プロジェクトメンバーも仕事がしづらいもの。結果、提出が遅れたり質の悪いものが出てきてやりなおしに……。そうならないためにも、こまめに作業報告・勤務報告を通して進行状況をチェックしましょう。
