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第1回　開発案件が抱える進捗管理課題を克服せよ
〜ムラテック情報システムが挑んだプロジェクト管理の新形態〜

ムラテック情報システムが抱えていた問題

承認のないままプロジェクトが進行しており、その食い違いから失敗してしまうというケースが、ムラテック情報システムの悩みの種だった。業務内容の複雑さ、多さとは裏腹に、それを処理するにはシステムの使い勝手は悪かった。プロジェクトの進行に合わせて、いつ、どんなドキュメントが必要となるのか。そしてそれらは誰が担当するのか。作業内容をもっと視覚的に、もっと効率よく把握するためのシステムが必要になったのである。そんなときPJCに出会う。全社的に号令を発せられ、プロジェクト管理はPJCで行なうこととなっていく。

システム概要

ムラテック情報システムが導入したシステムは、使用上の工夫が随所に凝らされている。例えばメニューの単語が社内でわかりやすいものに変更されていたり、社内イントラネットとの統合でさらに使い勝手をよくしている点などがあげられる。パッケージとしては標準で、プロジェクト管理に関わるワークフロー機能や稟議機能、グループワーク機能などの機関機能に、伝言メモや掲示板、予定管理などの機能を搭載したものとなっている。

導入効果

プロジェクトの進行が全体で共有されていることや、それに連動して稟議システムが稼動していることによって、承認を待たずしてプロジェクトが進行するということが防止された。ワークフローに沿って一つ一つのドキュメントのチェックを確実にこなすという体制ができつつある。　これからムラテック情報システムのプロジェクトマネジメントはPJCが核となるだろう。

業務を越えた着実な進捗管理を実現

直感的に理解できる管理システムの必要性

このようなプロジェクト管理ツールは様々ありますが、そのなかでPJCを導入したきっかけは何ですか？

以前は仕事がただ並んで表示されるものを使用していたんですが、それだと数が増えてくるともう訳が分からない。そんなとき、視覚的に仕事が把握できるものをと、上の者が見つけてきまして、使うようになりました。それまでにプロジェクトの進行ミスで失敗しているプロジェクトも見てきましたのでその解決も見込んでいました。

新たな管理システムへの意欲

なるほど。ですが、それまで使っていたシステムを変更するとなると、新しく習慣化するまでに苦労はありましたか？

運用には最初、一部のチームに投入してましたが、あまり広まりませんでした。いよいよ本格的にやるとなって、上の人間がPJCでのプロジェクト管理を年間目標に掲げて、今使っているシステムが動いているようになりました。

使用に当たっては難しいこともなかったですし、使用される言葉なんかもカスタマイズしましたので、何も問題ありませんでしたね。リーダーは朝と昼の1回ずつは見てますし、中には最初の内うれしくて何度も見ているスタッフもいましたよ（笑）。

進捗にあわせたドキュメント管理

では、普段はPJCをどのような業務に使っていらっしゃいますか？

標準では、行動予定や伝言、掲示板機能などです。PJCの基本機能ですね。

メインは進捗登録とそれに関わるドキュメント管理です。案件が発生してから終了するまでの流れに合わせて、営業部門と技術部門の業務内容を管理しています。仕事の流れにあわせて、その時その時で何をすればいいかを設定して進捗管理しています。 また、月ごとの作業実績の集計することもできるので、自分がどれだけ仕事が残っているかを表示させ、把握するようにしています。

さらに、プロジェクト以外の定期的な業務や間接業務などにもPJCは活躍してくれています。例えば、毎年行われる展示会準備業務では、業務内容をフレームワーク化し、昨年の失敗を参考にしたり、資料を活用して今年の準備を効率的に行うことができるようになっています。

PJCを介した新たなコミュニケーション

PJCの機能は多彩ですが、その中でPJC強みをどのあたりに感じていらっしゃいますか？

ドキュメントを同時に管理できるところと、それを承認に使えるところですね。ノウハウの共有が出来ることもいいところだと思います。

伝言メモの機能は一部で人気がありますよ。技術の人間はずっと社内にいますから、打ち合わせの日程や簡単な連絡はこれを介してやっています。

「はまる」プロジェクト「はまらない」プロジェクト

ワークフロー機能は当然として、伝言メモなども使用頻度が高いとなると、そうとう習慣化している様子が伺えますね。ではPJCを使って解決したことはなんでしょう？

プロジェクトには、いくつかの「はまる（失敗する）」パターンがあります。私たちの場合、飛ばしてはいけない、さぼってはいけないドキュメントがあるということを経験的にわかっていたんですよね。それをちゃんとワークフロー上に設定して、上司に承認してもらうということが、PJCによって管理できるようになりました。

「はまる」というのは、基本設計に上司の承認がないのに、下の者が次の仕事に入るということが一例です。ですが、PJCでは上司が承認しないと次の作業項目が出ないと言うことになっていますので、逆に下から上司がつつかれるくらいですね（笑）。でも、その甲斐あって一つずつきちんとチェックしてやれるようになりました。

こういったパターンを防げるようになったことは大きいと思います。

有能なPMの段取りを共有できるので、新人のPM育成にも使えるというところも期待しています。今期、PJCは欠かせないツールになってきますね。

管理体制を万全としたムラテック情報システムが目指すものとは

ありがとうございます。シームレスにプロジェクト全体を管理するPJCの面目躍如ですね。では最後に、今後はどのように活用していくおつもりですか？

渉外機能にクライアント様を登録して、コミュニケーションを取るということもやっています。メールでは一対一のやりとりになるところをプロジェクト単位で分かるようになりますし、クライアント様は海外でもご覧になっていただけますから、便利だと思いますね。簡単な修正依頼のやりとりなど、これのおかげで間接工数はだいぶ減ったと思います。ムラテック情報システムの場合はPDFで紙情報をデジタル化しているので、忘れたり、無くしたりもないですし。今後はここから、プロジェクト間で共通するノウハウを抽出できればいいですね。