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第2回　承認体制を効率化せよ！
　〜新たなシステムに組み込まれたPjC〜

東レ建設が抱えていた問題

工場現場の所長から、建設部上層部までへと続く承認の流れ。紙でやり取りされる承認作業は、どうしても時間がかかった。その上、各現場より独自に送られてくる予算書に、情報の管理という点からも、建設部は頭を悩ませていた。データを本社で一元管理しインターネットを介して、どうにか効率化したい……。【実行予算管理システム】構築の旗印の下、ExcelをインターフェイスとしたWebサービスにPjCのワークフロー機能を合わせ構築が開始される。

システム概要

東レ建設が採用した【実行予算管理システム】は、その名のとおり、プロジェクトに関する一切の実行予算を取り仕切るシステム。受注時に積算データから予算を決定し、工事完了までコストダウンをどのように行なうかなど、予算管理のための全てが詰め込まれている。各現場には、Excelの入力テンプレートを配付。現場では、テンプレートに従った入力のみを行う。入力されたデータはXML技術を使用して本社サーバにリアルタイムに送信される。そこで作成されたExcelの予算書を承認する際に、PjCのワークフロー機能を組み込み、インターネットを介して、効率的な承認を行い、プロジェクトのスピードアップを図る。

導入効果

集計作業や承認作業にかかる時間的コストは劇的に削減でき、現場と本社をつなぐ重要なラインとなった。【実行予算管理システム】全体の成果も徐々に現れ始め、利益にも着実に結びついている。特に施工中の粗利改善には大きな効果があった。また、この1０月からマンション事業の同システムをスタートさせ、更なる効率化を図る。

新たなシステムに組み込まれたPjC

建設部の悲鳴、承認作業の効率化を！

まずはPjC導入に当たっての経緯を教えていただきたいのですが。

ちょうど3年くらい前に、今の部署に戻ったのですが、辞令が出る前に建設部のトップから直接なんとかしてくれと言われまして。各現場で所長が独自に入力したものを紙に出して、報告するというもので、使いにくかったのです。システム構築にあたり、もう1社検討しましたが、ワークフロー機能で優れていたアースさんにお願いすることにしました。

コストダウンに向けた大きなシステム、その中のPjC

PjCのワークフロー機能を中心に使われているということですが、どのように組み込まれているのですか？

実行予算管理システムの中で予算入力時、月毎の実績推移報告時、最終実績報告時に上司に承認を得るようにしていますが、その部分でPjCのワークフロー機能を使用しています。その他にもコストダウンの計画、実績報告などにも承認を得るようにしています。実行予算管理システムはExcelを使用した機能で管理し、承認機能にはPjCのワークフロー機能を組み込んで頂いたといった感じですね。

今までは紙で作って、それを渡して承認してもらうということをやっていました。現場とのネットワークもできていなかったのですが、その部分もPjCで実現しました。

カスタマイズ性の高さで、組み込みも容易に

実際にPjCを導入するに当たって、どのあたりに強みを感じましたか。

慣れ親しんだExcelを使用して、データを一元管理できるようになったところですね。 カスタマイズ性も高く、便利だと思います。また、ワークフローエンジンとして確立されたものがあったので、一から作らずにすむのはよかったですね。


プロジェクトの効率化と、目に見える利益

実際に使っていく中でお感じになることはありますか？

社内ではかなり高い評価を得ていますね。承認の効率が格段に上がって、プロジェクトの動きが早くなりましたから。従来は所長が個々にやっていたので、しっかり管理ができていなかったのですが、その部分が改善できました。FAXで行っていたことをインターネット上で行えるようになり、現場でもノートパソコンさえあれば本社のデータベースの予算情報を参照、更新することが可能になりました。

実行予算システム全体で見れば実際にコストダウンにつながっています。今年の5月くらいに建設部で導入効果をまとめて技術発表会で報告したのですが、この2年で少しずつ削減の傾向が出ています。わずかな期間なので、まだこれからどうなるかはわかりませんが、今後も使っていきますし、大きく期待できると思います。

今までは建設事業で使用していたのですが、この10月からマンション事業のほうにも応用しています。ここにはまだワークフロー機能を搭載していませんが、必要性は感じています。今後はそのあたりも見ていきたいですね。

さらに社内を密につなぐネットワークへ

今後に期待が高まりますね。では、今後はどのようにお使いになるのでしょう？

今お願いしているところなのですが、承認と承認の間の細かい業務の確認についても、メールで確認をとれるようなシステムに変更したいと思っています。今までは建設部の中でメールを回していたのですが、営業部にも回せるようにしたいのです。最終的には、建設事業本部から社長にもメールが飛んで、確認してもらえるようなフローにしていきたいと思っています。12月中ということで、これもアースさんにお願いしているところです。