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第4回　煩雑な精算、決裁、進捗管理を改革せよ！
　〜優れたプロジェクト管理機能を求めて辿り着いたPJC〜

アタカ大機が抱えていた問題

基幹系と情報系ともにアクセスを利用した自社オリジナルのシステムで処理してきたものの、工事の進捗や情報の共有などプロジェクト管理のニーズが高まるにつれ、重さや信頼性の面で限界が来ていた。そこで情報系はグループウエア、基幹系はERPのパッケージで実現させようという結論に達する。ところが複数のパッケージを試しても、プロジェクト管理に理想的なツールはなかなか見つからない。そんな中、PJCの存在を知る。

システム概要

PJCをフロントエンドとし、PJCのワークフローを利用して、出張指示とその精算、仮受、交通費、立替、支払といった各種経費精算の決裁を実現。PJCはワークフローツールであるとともに、伝票処理システムとしても機能している。さらに各種精算の最終決裁はリアルタイムでERPに連携。仕訳もPJCサイドで行っている。

導入効果

アクセスを利用する従来のシステムでは旅費と交通費のみだった経費の精算を、PJCによる一括管理に移行。それまでアナログ処理だった経理処理がスムーズになるとともにミスも激減した。

まずはワークフロー、大命題はプロジェクト管理

どのような経緯で、PJCを導入するに至ったのですか?

もともとはアクセスを利用したオリジナルで経理的な処理をしていたのですが、ERP的な発展を模索して連結させるうち、システムが膨れ上がってきたんですね。またプロジェクトごとに工事を管理するためグループウエアを導入したいという希望もありました。

経理の範疇から全社的なシステムに広げるにはアクセスでは限界があるため、基幹系のERPと情報系のグループウエアの両面でパッケージを探して試したのですが、私たちの希望を満たすツールには、なかなかめぐり合えなかったんです。

バリエーションがある中で、PJCを選択された決め手は?

最も大きな命題は、プロジェクトごとの工事管理でした。環境プラントの設計・施工を手がけるにあたり、設計工程から機器・工事の発注スケジュール、施工の進捗を一元に管理できその時々において発生する諸問題をグループで共有できるプロジェクト管理に優れたPJCは、まさに、うってつけだったのです。ノーツベースからウェブベースに移行するのを待って、2005年の4月に導入しました。

導入時期を分け、暫定的に社内への浸透を図る

導入のプロセスについて教えてください。

最初からいろいろ導入しても社員が混乱する可能性もあるため、まずはスケジュール管理に重きを置いたグループウエアと、会議室の予約などをスムーズにする設備予約から。そしてその2点のみ「アクセスから外してください」と社内にアナウンスしたんです。

さらに次のステップとしては、PJCの活用が社員に定着した頃を見計らい、ERPの導入に合わせ経費精算の運用を開始しました。この時点でアクセスの利用による管理や処理は、そのほとんどをERPやPJCに移行させることができました。

社内での定着を図るため、あえて段階的な導入を選ばれたのですね。

そうですね。2006年10月にはさらに、アタカ工業株式会社と大機エンジニアリング株式会社が合併し、現在のアタカ大機株式会社として新たに発足したという経緯もあり、それまで別々だった業務管理、財務などを統合する必要が発生しました。合併前にすでに導入しているERPを、今後どのようにカスタマイズしていくかはこれからの課題です。

使い勝手を最優先した柔軟なカスタマイズを実現

導入してみて、どんな変化を感じますか。

経理の変化は大きいですね。それまで旅費と交通費はアクセスで管理していましたが、それ以外の、例えば請求書による経費の支払などになると、手書きの伝票を経理が入力するアナログな処理でした。PJCなら以前と同じ精算なら日付だけ変えればすむし入力ミスも起こらない。またERP連係でFBのデータも楽に作成できる。「経費精算をPJCで!」という目標は達成できましたね。

工程を内包したスケジューラーにカスタマイズされましたね。

そうなんです。スケジュールに業務予定が入っていれば便利かもしれないという発想から、業務タスク管理機能を加えました。スケジューラーを立ち上げれば、業務タスク管理もできる、と。おかげでスケジュールが重いのですが(笑)、重宝しています。

ただ、当社が手がけている工事は1年から3年を要するものなので、工事の全工程を表示するのは難しい。必然的に、業務を細分化したジョブ管理となっています。これをどうシフトさせればより便利になるか、これからの課題ですね。

カスタマイズといえば、色で識別している部分だけでなく記号・文字表示にして、印刷してもわかるようにもしました。ちょっとしたことなのですが、使い勝手がいいんです。

本命であるプロジェクト管理機能導入に向けて

次はいよいよプロジェクト管理システムの導入ですね。

いよいよですね(笑)。工事のプロジェクトごとに、情報を共有する場としてとても期待しています。さらにスケジューラーや経費精算などで常日頃から慣れ親しんだPJCの流れの中に各部のアクションプランも組み込まれれば、アクションプランが身近になりますし、個人の業務にブレイクダウンすればタスク管理も実現できます。「四半期ごとに見直して報告する」といった流れも、スムーズに作り上げることができるでしょう。

現在各部のアクションプランでは他部署との関連は見えにくい。実際には、他と見比べつつ作り上げるメリットは大きいのに、です。PJCなら部署間をまたいで情報を共有できますし、どう関連するかがわかりやすくなるでしょうね。

またPJCによる情報管理を、品質管理の向上にもつなげたい。何らかの不具合が発生すれば工事中も終了後も情報を共有し、教訓を次に生かそう、というわけです。不具合事例の運用については、ISOも取得して十分に取り組んでいますが、それを探して整理する品質保証部の負荷が結構大きい。発生部門で整理する方向へと進めていきたいですね。

PJCでの業務改善に、かなり意欲的ですね。

PJCは完成度が高いし、アースさんとは発想を一緒に形にしていけると感じています。可能性はまだまだ大きく広がっていくと思いますね。