PJCトップ > あるある!!プロジェクトマネジメントのこんな失敗！ > 第5回
「どうしよう！？ 突然やることになった株主総会」
この物語は、プロジェクトマネジメントの問題をいかに解決するかを描いたものです。地球開発というシステム開発会社で起こる、さまざまな問題を、主人公・岡島新が PJC を使って解決していきます。あなたも思わず「あるある」とうなずいてしまう問題が起こるかもしれません。
登場人物
【岡島新】（おかじま あらた）
・・・開発部の 3 年目。若手ホープだが、マネージャー職はいまいち苦手。頑張ろうと意気込むが、空回りすることが多い。口癖は「わかってるんですけど …… 」
【山田一郎】（やまだ いちろう）
・・・総務部3年目。寡黙な性格のためか仕事を押し付けられることが多い。武士のように実直なため、それを全て受けてしまっている。それが原因で「むぅ……」と困ることも度々だとか。
「むぅ……」休日の資料室に低いうなり声がひびきました。
山田：「株主総会の資料……」
机の上にはファイルの山。山田は両手いっぱいの書類を見ながらため息をつきました。
山田：「どうやってやればいいのだろう……」
たった一人の資料室の中、山田は立ち尽くすのでした。
翌日……
岡島：「よ……、ほっ……」
大量の資料を抱えた岡島が資料室への廊下を歩いていきます。予算管理もPJCで統一された一件以来、岡島のプロジェクトは順調に進んでいます。最近は、勉強のため、暇を見ては資料室に通い、過去のプロジェクトのファイルを持ち出しているようです。
岡島：「あれ、開かないな」
資料室までたどり着いた岡島ですが、資料室の扉があきません。カギはかかっていないはずなのに、なぜ？ 岡島は扉の向こうに声をかけてみました。
岡島：「すいませーん、誰かいませんかー」
すると、なかから何か崩れる音がして、扉がゆっくりと開きました。
山田：「申し訳ない」
顔を出したのは同期の山田でした。座り込んだ山田の頭に開いたファイルが乗っかっており、どうやら、ファイルをどかそうとして転んだようです。部屋の中には、うずたかく積み上げられたファイルの山がたくさんありました。
岡島：「ファイルで扉が開かなかったのか……。すごい量だな、山田」
山田：「うむ、まぁな……。ちょっと探し物をしていたんだが、なかなか見つからんのだ。お前のほうも結構な量じゃないか」
岡島：「ちょっと勉強にね。昔のプロジェクトの資料を見てたんだよ。ところで、探し物って？」
山田：「今度、我が社の株主総会があるだろう」
岡島：「あぁ、毎年やってるあれな。あれが、どうかしたのか？」
山田：「責任者になってしまった」
岡島：「と、唐突だな……」
山田：「しかし、前任者は一人で仕切っていたらしく、詳細を把握している人間がいなかったのでな。さっぱり何もわからなかった。
だから早いうちに情報を得ようとここに来たのだが、無駄だったようだ。昼にでも前任者のところへ行ってくる」
岡島：「大変だなぁ、お前も。そういうことなら手伝ってやるよ」
山田：「株主総会をか？」
岡島：「まぁ、そんなところさ。前任者の人に連絡がついたら、二人で俺のところへ来てくれないか。面白いものを見せてやるよ」
その日の昼、山田が前任者を連れて岡島のところへやってきました。
岡島：「やぁ、こんにちは。早速なんですけど……」
岡島はやってきた前任者に声をかけると、なにやらパソコンに入力し始めました。
岡島：「この次は……？」
前任者：「このときにこれが必要になるから……」
岡島：「なるほど。必要書類はこれで……」
前任者：「あぁ、あとこの部分はこっちのほうがいいかな……」
何も説明されていない山田は、さすがに苛立って声をかけました。
山田：「おい、何をやっているんだ？」
ちょうどそのとき、岡島が顔を上げて不敵な笑みを浮かべていました。
岡島：「終わったよ。これを見てみろよ。これはPJCってやつでな……」
岡島は、完成したPJCのフレームワーク画面を見せました。
山田：「つまり、ここに書かれているようにすれば、株主総会の準備は滞りなく進むということか」
岡島：「そういうこと。今回みたいな場合は、ノウハウが属人的なのが問題なんだ。前任者に聞かなきゃわからないって、お前もかなり困ってただろう。PJCなら、そういう属人的な情報を全体で共有できるし、誰もが使えるノウハウになる」
山田：「こうして一度情報化してしまうことで、今後誰が担当になっても株主総会は開けるわけか」
岡島：「開発部や経理部で使ってるツールなんだけど、さっきの話を聞いて、応用できるって思ったんだよ。引継ぎが上手くいかないときや、新人育成がしっかりできていないときに重宝する機能なんだ。的確な仕事の進め方を知らず知らずのうちにたどれるから。もちろん、進捗管理や成果物管理ができるから、今後これを使って進めればいいよ」
山田：「しかし、各工程での成果物の質が落ちては、プロジェクトがうまくいかないだろう」
岡島：「そこも大丈夫さ。チェックリスト機能ってのがある。ここに設定された項目を漏れなく埋めていけば、一定の質を保ったものが上がってくるというわけさ。仕事の進め方だけじゃなく、質も引き継げるところが、このシステムのいいところさ」
山田：「ふむ。恩に着る。これがあれば、効率的に進められそうだ。ところで、この工程だと、期日をオーバーしてしまうのだが。これはやはり、その分前倒しにするしかないと言うことだな」
岡島：「じゃあ、後は頑張って……」
山田：「先ほどの『手伝ってやる』との言葉、頼もしかったぞ。さぁ、手伝ってもらおう。今夜はまた徹夜になりそうだな」
そう言って、意気揚々と岡島を引きずっていく山田なのでした。
岡島：「嫌だぁぁぁぁぁぁ！！！」
今回の失敗
前任者がいないせいで進め方がわからない！
今回のケースのように、「あの人に聞かなきゃわからない」という仕事は意外と多いもの。どうやって進めるか、手探りで始める仕事が、高い成果を出すのは難しいですよね。そういった、属人的なノウハウを再利用するのがPJCのフレームワーク機能。一度プロジェクト進行の手順を入力すれば、それをまとめて、わかりやすく表示します。各工程の達成具合を表示し、次に誰が何をすればいいかを示してくれますから、誰でも同じクオリティの仕事が可能になります。
簡単な仕事だからこそ効率化したい！
株主総会のような特別な場合に使う書類ってありますよね。普段作らないものだから、不備がないのかどうか、心配になりませんか？ 他にも、報告書や企画書などを新人に書かせると、全然ダメで書き直し……とか。これでは仕事がうまく進みません。
PJCでは、そういった各種成果物の質を保つために、チェックリスト機能を備えています。フレームワークと一緒に、チェック項目を登録しておけば、誰でも同じ質の成果物が作成できるようになります。文書だけでなく、成果物なら何でも応用が利きますから、どんな現場でも助けになることは間違いありません。
